Gjennomføring av årsmøte 2020

Her finner du informasjon om gjennomføringen av årsmøte 2020.

På grunn av Koronapandemien så har vi ikke fått avholdt årsmøte for 2020. Men 8. april 2021 kom en ny midlertidig forskrift om unntak fra reglene om fysisk årsmøte for årsmøter fra staten.
Styret ønsker å gjennomføre årsmøtet digitalt. Alle årsmøtepapirer fra styret ifbm årsmøtet er sendt ut til andelseierne. Alle papirene for årsmøtet finner du også i menyen «Årsmøte».

 

For alle forslag det skal stemmes over gis det andelseierne mulighet til å komme med spørsmål, kommentarer og innsigelser. Disse sendes formann Even Evensen (even.e@online.no).

 

Kommentarer/spørsmål/meningsutveksling vil fortløpende legges ut på denne nettsiden så andelseierne har best mulig grunnlag når de skal avgi stemme.

 

Styret ønsker å stemme over forslag fra medlemmene og styret, som beskrevet i årsberetningen – med unntak av a.7). Dette forslaget utsettes til årsmøte 2021.

 

Frister:

24 mai 2021 – Frem til 24. mai vil være mulig å sende inn spørsmål, kommentarer og innsigelser til forslagene. Disse vil fortløpende bli lagt ut på denne nettsiden.

31. mai 2021 – 24. mai vil dere motta en avstemningmulighet via styreweb. Her kan dere levere deres skriftlig stemme. Stemmegivning vil være åpent for medlemmene i 7 dager etter utsendelse. Dere kan endre stemme helt frem til fristen går ut 31. mai.

 

Båtforeningens revisorer, ved Christian Øgaarden og Brede Nielsen vil stå for opptelling.

 

Her er det medlemmene skal stemme over :

 

INNKOMNE FORSLAG

a) Forslag fra styret.

a.1)

Styresammensetning.

Styret ser ikke samme behov som tidligere av å ha en egen sekretær funksjon. Carl-Otto Rustad takkes for styrearbeid siden 1994.

 

Styret mener at vi bør ha en permanent ansvarlig for vår Webside.

 

Styret foreslår:

Terje Christiansen tiltrer som permanent styremedlem valgt for to år.

Gjenværende styremedlemmer gjenvelges.

 

a.2)

Nye utriggere.

Moloen, F-bryggen og E-bryggen har blitt tilrettelagt for større båser.
Imidlertid er ikke utriggerne tilpasset dette.
Vi bør derfor investere i nye utriggere. Nye utriggere vil koste ca. kr 30.000 pr bås.

 

Styret foreslår:

Styret foreslår å kjøpe nye lengre utriggere til totalt 5 båser på F-bryggen og E-bryggen der dette trengs tentativt på 4,0 m og 3,5 m plasser. Antatt kostnader er ca. kr 150.000.

 

a.3)

Havneavgifter.

VBF står foran betydelige investeringer i tiden som ligger foran oss. I tillegg til servicebygget må vi i løpet av få år bytte ut A og B – bryggene og vi bør mudre havna i forbindelse med dette. Vi har ikke opparbeidet nok kapital for å møte disse investeringene. Vi har en trygg økonomi nå, men trenger høyere inntekter for å kunne møte fremtidige investeringer.

 

Vi må også forvente at vi på et tidspunkt må betale kommunen for leie av grunnen. Andelen er pr. nå kr 40.000. Vi har havneavgifter som er særdeles gunstige.

 

Større båter krever bedre moring og lengre utriggere. Forventet levetid på brygge og utliggere er ca. 20 år.

 

Styret foreslår:

Styret foreslår en differensierte havneavgifter hvor vi, i tillegg til justering i henhold til konsumprisindeks, øker havneavgiftene sommer med henholdsvis:

 

Havneavgift vinterplass på vann foreslås oppjustert til tilsvarende sommerleie. Dette vil gi oss ca kr 159.000 i økte inntekter

 

 

a.4)

Vakt.

Vaktordningen som ble innført som følge av koronapandemien har fungert meget bra. På grunn av koronapandemien greier vi ikke å tilfredsstille myndighetenes krav til avstand i forbindelse med vaktlistesignering i vaktboden.

 

Vaktsjef for 2021 er Niels Rasch-Olsen (90091685).

 

Styret foreslår:

For å få ytterligere underlag for beslutning om endring av vaktordningen, foreslår styret at årets vaktordning forlenges ut 2021. Videre foreslår styret at vi benytter samme vaktliste som sesongen 2020. (Redigert 10 mai: ny vaktliste er opprettet og sendt medlemmene).

 

 

a.5)

Manglende båt i tildelt bås.

I 2020 var det 40 andelseiere som ikke benyttet seg av tildelt plass. Dersom styret hadde leiet ut disse ville vi fått en tilleggsinntekt på ca. kr 100.000.

 

Styret foreslår:

En andelseier plikter å benytte seg av tildelt plass innen 01. juni. I motsatt fall tillegges andelseieren å betale leiepris.

 

 

a.6)

Håndhevelse av vedtektenes §2

For å få en fleksibel havn med muligheter til å rokere plassene ved endrede båt størrelser, har styret siden 1989 valgt å ikke praktisere vedtektenes §2. Den gir styret muligheter til å innløse en andelseier dersom vedkommende ikke har benyttet seg av rett til plass sammenhengende de siste 3 år.

 

Styret foreslår:

I lys av at vi har over 100 på venteliste, vil styret begynne å registrer de som ikke har benyttet seg av plass fra og med 2020 med tanke på å etterleve §2 fremover.

 

b) Forslag fra andelseiere.

 

b.1)
Forslag fra Andelseier Tommy Wiseth.

“Forslag om opprettelse av en kontrollkomite i Vollen Båtforening.
Forslag om å opprette en kontrollkomite bestående av 3 uhildede andelseiere valgt av årsmøtet.

De 3 medlemmene i kontrollkomiteen skal ikke samtidig ha andre tillitsverv i foreningen. Kontrollkomiteen skal ha årsmøtets fullmakt til uinnskrenket innsynsrett i alle vbf’s aktiviteter.

 

Kontrollkomiteen skal ta imot henvendelser fra andelseiere som ønsker innsyn og svar på spørsmål.

 

Alle henvendelser fra andelseier til kontrollkomiteen skal være taushetsbelagt, som betyr at medlemmer av komiteen ikke kan oppgi navn på andelseier som søker opplysninger. Kontrollkomiteen skal føre kontroll med styrets etterlevelse av vedtektene og har rapporteringsplikt til årsmøtet. Referater fra styremøter skal distribueres til medlemmene av kontrollkomiteen.

 

Kontrollkomiteen skal ha rett til innsyn i all kommunikasjon som gjelder foreningens daglige drift, såvel som kommunikasjon i tidligere vedtak og beslutninger.
En slik kontrollkomite vil gi mer åpenhet og en mer transparent virksomhet.”

 

Kommentarer fra styret:

VBF ledes av et styre bestående av 6 valgte medlemmer, valgt på årsmøte. Likeledes er to revisorer valgt blant andelslagets andelseiere.

 

Det skrives referater etter hvert styremøte og disse er tilgjengelige for andelslagets medlemmer ved henvendelse til styret eller revisor. Sekretæren har ved tidligere anledninger sendt ut styrereferat til andelseiere som har ønsket innsyn.

Regnskapet reflekterer alle utgifter og investeringer.
Andelslagets økonomi er åpen og tilgjengelig. Alle posteringer gjøres via bank, og kan således dokumenteres

 

Fra og med 1990, ble det etablert en oversikt over årsmøtevedtak fra og med 1983. Listen oppdateres hvert år.

 

Etter styrets mening drives foreningen etter sunne og åpne prinsipper i henhold til vedtektene, spesielt §4 i ordensreglene og årsmøtevedtak. Styret ser ikke nødvendigheten av å etablere en kontrollkomité.